研究生赴海外参加国际学术会议项目学院（系）操作指南(2015.10)

 一、材料审核。

申请人需于会议开始时间两个月前提交申请并向学院（系）递交如下纸质材料：（1）正式邀请函（需用带有会议主办单位logo抬头的纸及手写签名）；（2）论文录用通知；（3）论文录用类别（ORAL或POSTER）证明（邮件不能作为证明和存档材料，若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM即宣读论文时间安排表才能视同为ORAL.PROGRAM为正式证明函件有官方签名）；（4）被录用论文首页（按国内外正式期刊投稿格式，作者排名必须为第一作者）；（5）外语水平证明等。

按照资助条例每位研究生在读期间可予资助一次。

学院（系）对所递交材料各项信息是否属实及填写是否正确进行审核，通过后，纸质材料留存，在研究生管理系统中国际会议资助->浏览审核栏目通过审核。

二、预订机票。

待办理完签证、明确具体出行时间后，申请人需自行联系航空公司订票。（浙大接待中心票务，马建平，88981567，13819493079），由航空公司按会议时间制定行程，在会议开始前日到达，会议结束次日返回。如有顺访任务其顺访时间与会议时间连接，且访问天数不能超过会议天数。申请人不得擅自更改往返地点和出行时间，未经确认自行订票将不予报销。

    三、取消记录。若学生因签证未通过等原因未能成行，需要在国际会议资助->浏览审核栏目下删除已审核的记录，以保留学生下次重新申请的资格。

四、办理借款。学生凭外事处批件和已审核的因公出国（境）申请表的复印件填写借款单。审核借款单并签字盖章，在国际会议资助->浏览审核栏目下录入资助金额，并在计财处网站上将准确金额授权给资助学生本人。资助金额由学院（系）确定。借款单填写示例如下：

                   浙  江  大  学  借  款  单

                    年      月      日（必填）

经费主管：签名         经办人：学生签名          联系电话：学生电话

五、回国及报销。

在国际会议资助->回国资料栏目下审核学生回国报告等材料无误后，留存纸质材料，并在机票发票背面盖章供报销用。报销一般要求学生在回国后两周内完成。